Organizzare un evento è il modo migliore per far branding, per far capire in maniera diretta, efficace e immediata chi sei e cosa fai.
Oltre a questo, un evento mette in campo doti organizzative, di collaborazione e aiuta a individuare tra i tuoi dipendenti e/o partner quelle persone che possono costituire una squadra su cui contare nel tempo.
Gli ingredienti per creare un evento di successo sono tanti. Innanzitutto bisogna avere capacità progettuali e organizzative, ma non solo: bisogna prestare una grande attenzione alla comunicazione visiva, verbale e non verbale.
E ancora: bisogna avere doti di empatia, capacità di ascolto, di analisi e sapere, in molti casi, anticipare le esigenze.
Un evento che sia un convegno, una giornata di formazione o un lancio di un prodotto, infatti, nasce molto prima che si decida una data e una location. Nasce da un’esigenza del pubblico o dell’azienda o professionista verso il suo pubblico, da un argomento che si vuole trattare in maniera esaustiva o da un approfondimento che si vuole fare in merito a una tematica di attualità.
I partecipanti vanno coinvolti fin dall’inizio, seguiti e ascoltati in ogni momento: da quando manifestano il primo interesse, durante l’evento stesso, ma anche a giorni di distanza dalla fine per ricordare l’esperienza positiva e trarne il massimo beneficio con video, slide e strumenti vari.
Accompagnarli in questo “customer journey” nel migliore dei modi è il segreto per far sì che i partecipanti parlino bene di te anche a distanza di tempo, diventando in questo modo promotori del tuo brand, dei “micro-influencer”. Che possono condividere la loro esperienza tramite i loro canali social, scrivendo recensioni, consigliando l’evento. Aumentando così il traffico sul tuo sito e sui tuoi canali, facendo crescere il tuo branding e generando così maggiori possibilità di vendita oltre che di successo per le edizioni successive.
Organizzare un evento vuol dire anche trovare uno o più sponsor che contribuiscano a finanziarlo. Qualunque sia il tipo di manifestazione che si ha in mente di organizzare, non si può prescindere dalle risorse che possono essere messe a disposizione dagli sponsor: questi, ovviamente, non fanno beneficenza, ma si attendono un vantaggio, che può essere costituito da un aumento diretto delle vendite o da un ritorno di immagine che migliori la reputazione del brand. Quando un marchio decide di fare da sponsor può inseguire diversi obiettivi: entrare in contatto con una particolare tipologia di pubblico, farsi conoscere, presentare un nuovo prodotto, e così via.
Trovare uno sponsor non è semplice se non si dispone delle competenze e dell’esperienza necessarie: per individuare uno sponsor giusto occorre conoscere i suoi obiettivi e proporsi in modo tale da andare incontro alle sue attese. Quella che deve essere messa in atto è una vera e propria relazione di scambio, in virtù della quale un marchio garantisce a un’associazione, a un’organizzazione o a un singolo un sostegno di carattere economico per lo svolgimento di un’attività o un evento, in cambio di risultati concreti sotto il profilo della comunicazione e del marketing. La sponsorizzazione, quindi, è diversa dalla donazione, che viene effettuata senza che ci si attenda in cambio un vantaggio commerciale.
Non è detto che un evento possa ricevere da uno sponsor unicamente un sostegno di tipo finanziario: possono essere garantiti, per esempio, i servizi di telecomunicazione o la copertura sui media, ma anche attività di spettacolo e di animazione. Non di rado gli sponsor mettono a disposizione gadget e premi, ma essi possono fornire anche la location in cui l’evento va in scena, il catering o un supporto IT. Così, l’azienda che sceglie di sponsorizzare un evento consolida la propria immagine e beneficia di un miglioramento in termini di awareness; può approfittare dell’occasione, inoltre, per ottenere dati personali (in modo legale e dichiarato, ovviamente) e per vendere i propri prodotti o i propri servizi.
La professionalità di chi si occupa di event management con competenza ed esperienza è fondamentale per creare il punto di contatto tra l’evento e lo sponsor: bisogna comprendere di che cosa ha bisogno lo sponsor al fine di avanzare una proposta efficace e convincente.
Ogni evento di raccolta fondi è fondamentale per gli enti e le associazioni. Anche il più piccolo. Non bisogna sottovalutare le manifestazioni “familiari”, territoriali, parrocchiali, perché tante piccole donazioni possono fare la differenza. Per questo motivo, è importante essere organizzati e coerenti, avere una strategia organica di brand che coinvolga grafica, comunicazione e social media.
Concorsi di scultura e pittura, presentazioni, conferenze: anche la cultura va comunicata e organizzata, perché aumenti il valore. La strategia, ancora una volta, è fondamentale: tempi, budget, influencer, tutto deve essere progettato in modo che l’evento si trasformi in un’esperienza unica per ciascun partecipante.
Ogni tipo di evento, commerciale, no-profit, formativo, divulgativo efficace fa parlare di sé. Oggi, grazie a Internet e ai social media, questo vale ancora di più.
Dall’idea iniziale fino alla sua realizzazione, ti accompagno in ogni fase di creazione, organizzazione, scelta della location, gestione dell’evento e del post evento. Questo grazie a strumenti online, alla grande esperienza nel creare e gestire eventi, anche di fund raising, alle doti di comunicazione che mettiamo in campo ogni giorno. Ti aiutiamo a individuare i canali più adatti per rendere unico qualsiasi appuntamento con il tuo pubblico.
Partiamo dall’obiettivo che vuoi raggiungere. Da lì definiamo l’idea creativa, gli aspetti organizzativi a cominciare dalla scelta della location e dei servizi necessari: service audio e video, catering, gestione, desk, hostess, servizio fotografico e video, sito Internet o landing page, creazione e gestione evento su Eventbrite, creazione e gestione evento su Facebook, live tweeting durante l’evento e comunicazione social.
Oltre a creare strumenti che raccontino il tuo evento una volta che è finito: slide, presentazioni, video, storytelling, infografiche ecc…
Grande spazio ha per noi una comunicazione grafica curata che può fare la differenza: immagine coordinata, inviti, presentazioni, segnaletica dell’evento sono elementi che gli conferiscono un’impronta ben precisa e riconoscibile, unica.
Supervisioniamo ogni fase organizzative e gestionali dell’evento, soprattutto i rapporti con le persone.
Perché il successo di un evento si vede proprio da quanto le persone sono coinvolte durante e da quanto ne parlano dopo.
Inizia ora a progettare la tua comunicazione che vende!
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