Come organizzare un evento di raccolta fondi

da | 15 Gen, 2019 | Fundraising

Organizzare un evento di successo è una cosa seria, che richiede esperienza e professionalità. Questo vale naturalmente anche quando l’evento in questione serve a raccogliere fondi per beneficenza, anche se capita che – soprattutto in questo ambito – si sottovaluti l’aspetto organizzativo e la gestione dell’evento di raccolta fondi rischiando di comprometterne la buona riuscita. Certo non tutte le realtà hanno alti budget per questo tipo di attività, specialmente se si tratta di piccole associazioni, ma vi renderete conto che non servono sempre cifre molto alte e soprattutto che un professionista può fare la differenza occupandosi di tutti gli aspetti dell’evento.

Cosa fa?

Eventi di beneficenza: da dove iniziare

L’obiettivo primario di una qualsiasi attività di fundraising è naturalmente quella di raccogliere fondi. Se per farlo avete deciso di organizzare un evento, ci sono diversi aspetti da valutare. Ecco quali sono.

  • Il pubblico da raggiungere

    Ogni tipologia di evento, e quindi anche quelli di raccolta fondi, ha un suo pubblico specifico. Per questo, prima di tutto è necessario stabilire chi sono i possibili partecipanti del vostro evento, chi coinvolgere per ottenere una buona affluenza.

Se organizzate un concerto di band emergenti, per esempio, il vostro pubblico saranno probabilmente i giovani e gli amanti della musica, mentre per un torneo di burraco meglio rivolgersi ai circoli ricreativi (scegliendo quelli che praticano questo gioco di carte). Il pubblico – o i pubblici – vanno individuati e raggiunti.

  • Il timing: data e fascia oraria

    Meglio valutare che impatto può avere ogni evento. Il calendario prevede festività comandate ed è sempre meglio verificare prima di decidere una data per evitare sovrapposizioni oppure per decidere di organizzarlo appositamente in un giorno festivo.

In base alla tipologia di evento sono da considerare anche gli orari: banalmente un evento rivolto ai bambini non potrà essere fatto la sera o la mattina molto presto. A volte può anche capitare di partecipare aa un evento già organizzato, per esempio a una partita di calcio: in questo caso dobbiamo valutare come è meglio organizzare la nostra presenza.

  • La location

Anche la location dell’evento va scelta in base alla tipologia di evento e di pubblico coinvolto. Naturalmente il primo elemento da valutare è il budget, ma trattandosi di un evento per raccogliere soldi potreste chiedere l’utilizzo di una sede gratuitamente in cambio della visibilità nelle vostre comunicazioni di promozione o una partnership di qualche sorta.

  • Il nome dell’evento

Non è obbligatorio, ma dare un nome al proprio evento di raccolta fondi è sempre utile. Intanto perché sarà più facile pubblicizzarlo e poi perché, se prevedete più edizioni, potrete utilizzare lo stesso di anno in anno, per una maggiore fidelizzazione. Anche per quanto riguarda la scelta del nome, la questione è meno banale di quello che sembra. Qualche regola di come deve essere? Corto, facile da ricordare e da usare come hashtag.

Idee per eventi di beneficenza

Davvero pensate che basta qualche torta fatta in casa per raccogliere soldi a sufficienza per la vostra causa? Anche l’evento di un’associazione, e anche se è piccolo, deve essere qualcosa in più. Anche qui – a seconda del budget e delle disponibilità – la creatività che ci metterete potrà fare la differenza. Se vendete torte fatte in casa, perché non organizzare contestualmente un contest di pasticceria amatoriale, e battere all’asta il dolce vincitore?

I contest nelle diverse declinazioni sono di solito molto apprezzati, ma potete anche affidarvi ai social, vi basterà una cornice con il logo dell’associazione e la data per rendere virale il vostro evento. E ricordate che, Facebook per esempio, vi permette di associare una raccolta fondi al vostro evento.

Ma anche la creatività ha bisogno di essere gestita e organizzata e quindi anche in questo caso meglio non cadere nella tentazione di pensare che basti una bella idea. Un professionista potrà fare la differenza.

Come promuovere un evento di beneficenza

Avete pensato a individuare il pubblico, a scegliere il timing e la location e a molto altro. Ottimo. Ora, dovete pensare a come promuovere il vostro evento. Davvero vi aspettate che il solo sforzo di aver organizzato qualcosa di piccolo o grande che sia porti a voi il pubblico? No, decisamente le cose non vanno così.

Occorre pensare al coinvolgimento delle persone attraverso un mirato piano di comunicazione cartacea e di digital marketing. Per prima cosa definendo gli obiettivi concreti.

Materiale di promozione cartaceo

  • Brochure e pieghevoli: sul luogo dell’evento dovete sempre avere a disposizione brochure o pieghevoli che descrivano in breve la missione e le attività dell’associazione. Questo è di grande aiuto per la promozione dell’evento, ma anche dell’associazione stessa. Meglio se il materiale è istituzionale e non occasionale per accrescere la conoscenza del brand con un’immagine unica, coordinata e sempre riconoscibile. Anche i roll-up, nella sede dell’evento, aiutano molto a dare visibilità all’attività divulgativa o di fundraising.
  • Iscrizioni: al momento dell’arrivo dei partecipanti, è bene tenere a disposizione un modulo di raccolta datida fare compilare alle persone. Si tratta di dati preziosi che potranno arricchire la vostra mailing list per le vostre azioni future. Se pubblicate una newsletter periodica, magari per comunicare le informazioni e le vostre attività e iniziative, assicuratevi di inserire i contatti raccolti all’evento, ma ricordatevi di chiedere il consenso secondo le norme vigenti.

Come scrivere il comunicato stampa

Ai tempi dei social, il comunicato stampa funziona sempre? Qualche giornalista e qualche redazione se lo aspettano ancora, quindi sì, scrivetelo per diffondere il programma e l’obiettivo del vostro evento di fundraising.

La cosa migliore sarebbe farlo scrivere a un giornalista o a un ufficio stampa. Come per la location, potreste proporre una media partnership o qualcosa del genere nel caso il vostro budget non vi permetta di prevedere il pagamento per questa figura professionale.

Quindi, scriverete il vostro comunicato stampa in modo che possa essere utile a un giornalista.

E poi, come divulgarlo? Avete le e-mail dei giornalisti che possono scrivere del vostro evento? Procurarseli è necessario, ma potrebbe richiedere molto tempo, perché se non avete a una mailing list per la stampa dovrete crearvela dal niente, contattando le redazioni.

Certo, anche i giornalisti utilizzano i canali social e quindi – anche se scegliete di scrivere un comunicato stampa – non potete certo ignorare i canali digitali per diffondere il vostro evento.

Pubblicizzare l’evento con Google AdWords

Essere presenti sul più famoso motore ricerca, ovvero Google, è indispensabile. A questo scopo è utile predisporre un piccolo budget da destinare alla promozione del vostro evento, secondo il principio che il pubblico vuole ricevere informazioni quando è interessato a qualcosa: per questo è indispensabile essere trovati… Per un evento locale, per esempio, il miglior investimento è la pubblicità geo-localizzata perché destina il budget esclusivamente nel luogo in cui l’evento si svolge.

Pubblicità su Facebook

Avete provato a pensare a quante persone potenzialmente interessate al vostro evento di beneficenza hanno un profilo Facebook? Magari non vi conoscono, ma potrebbero leggere del vostro evento mentre guardano la sezione notizie. Con un piccolo budget potrete raggiungere molte più persone grazie a un’attività pubblicitaria che però dovrà essere molto mirata rispetto ai pubblici che desiderate intercettare.

Come inviare gli inviti e organizzare i contatti per un evento di raccolta fondi

Se possedete un database di nominativi potete usare una piattaforma professionale di invio di e-mail. Non inviate le email in ccn perché è probabile che i vari provider blocchino gli account o che finiscano nello spam. Inoltre il grande vantaggio di avere una piattaforma professionale è che potete tenere monitorati i risultati: potete sapere se i vostri destinatari ricevono, aprono, cliccano e scoprire a cosa sono più interessati.

E-mail marketing: dall’evento al follow up

Organizzare il proprio database con contatti profilati e interessati alla vostra causa è il modo più efficace di ottenere successo da un’attività di fundraising.

Tra le piattaforme professionali consigliate ci sono per esempio Mail Chimp o Get Response. Da queste piattaforme si può creare un form di iscrizione con i dati che ritenete opportuno avere, e farlo apparire in una pagina o nel footer del vostro sito internet.

Un evento istituzionale come può essere quello di fundraising, ma anche una semplice iniziativa per raccogliere soldi, ha tra gli obiettivi di comunicazione quello della raccolta dati.

Considerate che è probabile che le persone che hanno partecipato al vostro evento saranno interessate a ricevere informazioni dalla vostra associazione anche in futuro e potranno essere coinvolte con mail che invierete informando sulle vostre iniziative e novità, per esempio con una newsletter periodica. Nell’immediato, non dimenticate di inviare a tutti i partecipanti una mail di ringraziamento e magari creare engagement post evento con video e fotografie che aumentino il grado di emozionalità e memorabilità dell’evento stesso, da condividere anche sui social. Infine, ricordate che i contatti raccolti saranno preziosi per le eventuali edizioni successive.

Come organizzare un evento di fundraising a livello locale

Anche se la vostra associazione non ha grandi numeri, l’organizzazione e la gestione di un evento di raccolta fondi potrebbe non essere meno impegnativa. Quindi anche per un evento locale valgono tutte le osservazioni fatte finora.

Per esempio considerate che, per quanto riguarda la sponsorizzazione di un evento su Facebook, uno dei criteri di scelta mirata del pubblico potrebbe essere quello di geo-localizzarlo. Oppure, per quanto riguarda l’engagement post evento, potreste organizzare una piccola mostra con le foto più belle dell’evento presso la sede dell’associazione invitando tutti (via e-mail) a passare negli orari di apertura, un modo, tra l’altro, di fare conoscere meglio la vostra realtà associativa.

Analisi dei risultati

Il grosso vantaggio portato dalla tecnologia digitale è la possibilità di misurare i risultati ottenuti: visite al sito, interazioni social, video visti, immagini condivise… e così via. E sempre a basso costo anzi, spesso in modo gratuito. Imparare a capire quanto hanno reso i vostri sforzi, identificare la ricaduta del vostro evento, sapere quante persone in più vi conoscono dopo l’evento: sono tutti dati misurabili e molto utili.

L'Autore

Antonella Colombo

Creativa, visionaria e incosciente! Mi occupo di comunicazione soprattutto visiva ma anche di strategia e project management. La mia formazione in pittura all'Accademia di Belle Arti di Brera mi ha lasciato competenze artistiche, l'amore per l'arte e le prime nozioni digitali. Mi ispiro da sempre a Sofonisba Anguissola, pittrice del Cinquecento.

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